Exchange Online – Zusätzliche Domain mit Mail-Adresse zur Weiterleitung einrichten

In diesem Artikel soll gezeigt werden, wie man in einem Office 365 Tenant mit Exchange Online eine zusätzliche Domain mit einer Mail-Adresse und eine Weiterleitung in ein bestehendes Postfach einrichtet.

Vorausgesetzt ist, dass die neue Domain bei einem Registrar der Wahl gekauft wurde und dass ihre DNS Einträge frei konfiguriert werden können.

Neue Domain mit O365 verknüpfen

Die Konfiguration von Domains wird im Office 365 AdminCenter durchgeführt. Es kann über das Waffel Menü aufgerufen werden. Dort angekommen wechselt man in die Rubrik Setup -> Domänen. Es sollte eine Liste der bereits eingerichteten Domänen angezeigt werden.

Die Schaltfläche „Domain hinzufügen“ startet den Dialog zur Einrichtung. Als erstes muss die neue Domain ohne führendes „www.“ eingegeben und bestätigt werden.

Um zu verhindern, dass beliebige Domains mit einem Office 365 verknüpft werden, wird als nächstes geprüft, ob man tatsächlich der Besitzer der Domain ist. Dafür müssen die DNS Einträge der Domain in der vorgegebenen Form angepasst werden. Es sollen ein TXT und ein MX Eintrag gesetzt werden. Um dies zu tun, muss üblicherweise die Webseite des Domain-Registrars verwendet werden. Eine genaue Beschreibung dafür, sollte der Registrar zur Verfügung stellen. Sind die Einträge gesetzt, kann im Office 365 AdminCenter die „Überprüfen“ Schaltfläche betätigt werden.

Unter Umständen wird eine Fehlermeldung angezeigt. Die DNS Einträge könnten nicht überprüft werden. In diesem Fall, wurden die neu gesetzten Einträge noch nicht verbreitet. Die Lösung ist, nach kurzer Pause (1 Minute) erneut auf „Überprüfen“ zu klicken.

In der Maske „Ihre Onlinedienste einrichten“ muss ausgewählt werden, ob die DNS Einstellungen automatisch oder manuell vorgenommen werden sollen. Mit der automatischen Methode habe ich mich noch nicht befasst und ich vermute, dass diese nicht bei jedem Domain Registrar funktioniert. Daher ist in diesem Fall die manuelle Variante zu wählen.

Da im Rahmen dieses Artikels nur das Einrichten von Mail Adressen im Fokus steht, ist in „Auswählen Ihrer Onlinedienste“ nur die Option „Exchange“ auszuwählen. Sollte zu einem späteren Zeitpunkt die neue Domäne auch für Skype verwendet werden sollen, kann die Konfiguration nachgeholt werden. Es handelt sich dabei um zusätzliche DNS Einträge.

Analog zur früheren Maske „Domäne überprüfen“ müssen erneut DNS Einträge angepasst werden. In diesem Fall sind es jeweils ein MX, CNAME und TXT Eintrag. Die zuvor angelegten zwei MX und TXT Einträge können gelöscht werden. Ebenfalls kann es wieder beim Bestätigen zu Fehlern durch noch nicht erfolgte Verbreitung der neuen Einträge kommen. Die Lösung ist auch dieses Mal ein wenig zu warten und es erneut zu versuchen.

Die Domain ist nun für die Nutzung im Exchange Online eingerichtet.

Empfänger erstellen

Um Mails an eine bestimmte Adresse empfangen zu können, muss diese zunächst bekannt gemacht werden. Andernfalls wird der Exchange eingehende Mails direkt abweisen.

Die Einrichtung erfolgt im Exchange Admin Center. Man öffnet es über den letzten Punkt der Navigation im AdminCenter. Dort angekommen, wechselt man in die Rubrik Empfänger -> Freigabe.

Das Plus Icon öffnet den Dialog zum Anlegen des neuen Empfängers. Genau genommen handelt es sich dabei um ein freigegebenes Postfach.

Es muss ein Anzeigename angegeben und die Mail-Adresse gewählt werden. Der Anzeigename dient der Identifikation in der Liste bestehender Postfächer. Unter „Benutzer“ muss nichts eingetragen werden, da niemand direkt auf das Postfach zugreifen soll. Das Feld „Alias“ muss ausgefüllt werden, falls der Teil der Mail Adresse vor dem @ mehrfach im Tenant existiert. Beim Verlassen des Dialogs über „Speichern“ kann der Hinweis auf das Fehlen von Benutzern ignoriert werden.

Der Empfänger ist nun eingerichtet und es können Mails empfangen werden.

Weiterleitung einrichten

Da niemand Zugriff auf das neue Postfach hat, soll dafür gesorgt werden, dass alle eingehenden Mails an einen anderen Empfänger weitergeleitet werden. Dazu muss im Exchange Admin Center in die Rubrik Nachrichtenfluss gewechselt werden

Ein Klick auf das Plus Icon -> „Neue Regel erstellen…“ startet den Dialog zur Einrichtung einer neuen Regel.

Das Feld Name kann übersprungen werden. Es füllt sich selbst passen aus, wenn man das folgende Dropdown ausfüllt.

Unter „Diese Regel anwenden, wenn…“ wählt man die Option „Der Empfänger ist…“. Im daraufhin erscheinenden Dialog trägt man im Textfeld neben „Namen überprüfen“ die zuvor neu angelegte Mailadresse ein und bestätigt mit Enter.

Anschließend wählt man unter „Folgendermaßen vorgehen…“ die Option „Die Nachricht umleiten an…“ und wählt im erscheinenden Dialog den Empfänger aus

Ein Klick auf „Speichern“ schließt die Einrichtung der Regel ab.

Zusammenfassung

In diesem Artikel wurde gezeigt, wie eine zusätzliche Domain in Office 365 eingerichtet werden kann, so dass diese zum Empfang von Mails bereit steht. Darüber hinaus wurde die Anlage neuer Empfänger und die Erstellung von Regeln zur Weiterleitung eingehender Mails beschrieben. Somit steht der Nutzung vollständig individualisierter Mail-Adressen nichts mehr im Weg.