Sharepoint Online – Dokumentenbibliotheken richtig strukturieren mit Metadaten

Bevor man angefangen hat, Dokumente digital abzulegen, wurden sie mittels Aktenordnern strukturiert verwaltet. Das Prinzip ist erprobt und funktioniert (weitgehend). Mit der Einführung digitaler Ablagen, hat man sich keine Umstände gemacht, neue Wege der Strukturierung zu suchen. Man hat einfach das bewährte Verfahren übernommen. Dateisysteme kennen das Konzept der Ordner und in ihnen werden Dateien abgelegt.

Als Beispiel kann ein Unternehmen dienen, das für jeden seiner Kunden einen Aktenorder je Geschäftsjahr führt und darin alle entsprechenden Dokumente sammelt. Im Aktenschrank findet sich daher für jedes Jahr ein Regalbrett und darauf stehen Ordner mit den Aufschriften „Kunde A“, „Kunde B“, usw.

Für eine digitale Ablage in einem Dateisystem wurde eine gleichartige Ordnerstuktur angelegt:

  • 2019
    • Kunde A
    • Kunde B
  • 2020
    • Kunde A
    • Kunde B

Eine naheliegende Wahl, da das neue System sich analog zum alten nutzen lässt. Es erbt allerdings ebenfalls dessen Schwächen. Sollen alle Dokumente von Kunde A zusammengenommen werden, so müssen alle Order des Kunden gesucht werden. Im gegebenen Beispiel ist dies noch vergleichsweise einfach. Weist das System aber mehr Ebenen auf, so wird die Suche deutlich komplizierter.

Was sind Metadaten

In einem Satz: Metadaten sind Daten, die Daten beschreiben.

Aus der alltäglichen Arbeit mit PCs kennt man sie zum Beispiel in Form der Informationen zu Dateien: “Letzte Änderung“, “Angelegt am“, usw. Diese Metadaten werden automatisch vom Betriebssystem des Rechners verwaltet.

In SharePoint existieren diese automatischen Metadaten ebenfalls. Es ist aber möglich einen Schritt weiter zu gehen, und beliebige zusätzliche Metadaten an Dokumente anzufügen. Diese zusätzlichen Informationen können zur Strukturierung und Kategorisierung der Dokumente verwendet werden und erleichtern somit das spätere Wiederfinden.

Dokumentenbibliothek mit Metadaten

Arten von Metadaten

Manuell angelegte Metadaten werden in SharePoint in zwei Gruppen aufgeteilt. Sie sind strukturiert oder unstrukturiert.

Bei strukturierten Metadaten sind Ordnung und mögliche Inhalte im Vorfeld festgelegt worden. Der Benutzer wählt daraus eine passende Ausprägung für ein Dokument aus. Zum Beispiel könnten in einer Dokumentenbibliothek Rechnungen und Mahnungen abgelegt sein. Ein Dokument ist immer eines von beidem. Somit lässt sich festlegen, dass ein Dokument einer „Rubrik“ angehört, die “Rechnung“ oder “Mahnung“ ist.

Unstrukturierte Metadaten weisen keine vorgegebenen Formen auf. Es können Freitextfelder oder Unternehmensstichwörter (Enterprise Keywords in der US Version) sein. Sie finden Verwendung, wenn es nicht möglich ist im Vorfeld mögliche Werte vorzugeben. Sie bieten maximale Freiheit, fördern allerdings damit auch Chaos in den Daten.

Unternehmensstichwörter bieten einen guten Mittelweg. Man kann sie mit den von Twitter bekannten Hash-Tags vergleichen. Sie sind frei definierbar, bieten aber automatische Vervollständigung für bekannte Werte. Außerdem können sie an zentraler Stelle umbenannt oder gelöscht werden. Somit wird trotz aller Freiheit die Konsistenz und Wartbarkeit der Daten sichergestellt.

Beststehende Ordnerstruktur in Metadaten übertragen

Eine bestehende Ordnerstruktur weist üblicherweise mehrere Ebenen auf. Im oben gegebenen Beispiel sind es zwei. Jede Ebene repräsentiert einen Aspekt des Dokuments. In diesem Fall sind es Jahr und Kunde. Jeder dieser Aspekte soll in eine eigene Metadaten-Spalte überführt werden.

Beide Aspekte haben feste Ausprägungen. Die möglichen Werte sind also vorgegeben. Es gibt eine definierte Menge an Jahren und auch Kunden. Diese Mengen können sich natürlich verändern, aber dies wird nicht willkürlich stattfinden, sondern gezielt. Somit bietet es sich an, die Aspekte als strukturierte Metadaten zu modellieren.

Jahr:

  • 2019
  • 2020

Kunde:

  • Kunde A
  • Kunde B

Es wird angenommen, dass Dokumente immer in der tiefsten Ebene der Struktur abgelegt sind und somit immer einem Jahr und einem Kunden zugeordnet sind.

Sollten auch Dokumente in höheren Ebenen abgelegt sein, – Im Beispiel wäre dies direkt in einem Jahr Ordner – so müsste man für alle folgenden Aspekte eine zusätzliche Ausprägung Sonstige einfügen. Alternativ könnte man sie als optionale Angaben konfigurieren.

Dokumentenbibliothek konfigurieren

Zunächst müssen die Metadaten-Spalten definiert werden. Man könnte sie direkt in der Dokumentenbibliothek anlegen. Dies wäre auch der intuitive Weg. Möchte man aber die volle Bandbreite an Möglichkeiten von SharePoint nutzen, sollten die Spalten auf der Ebene der Site erstellt werden. Somit können diese später für ein individuelles „Neues Dokument“ Menü der Bibliothek verwendet werden.

Nur wenn Metadaten-Spalten auf Ebene der Site erstellt wurden, können diese für die Definition von Inhaltstypen verwendet werden. Inhaltstypen an dieser Stelle genauer zu betrachten, würde den Rahmen des Artikel sprengen. Der interessierte Leser sollte aber ohne Probleme weiterführende Informationen im Netz finden können.

Auswahl-Listen anlegen

Die im Beispiel gegebenen Aspekte Kunde und Jahr sollen jeweils eine vorgegebene Menge an Werten zur Auswahl bekommen, sodass der Benutzer diese mittels Dropdown Menü auswählen kann. Ebenso sollen die Mengen der möglichen Werte einfach zu erweitern und pflegen sein.

Um in den Metadaten auf vordefinierte Werte zugreifen zu können, müssen diese zunächst erfasst werden. Grundsätzlich können Auswahllisten direkt bei der Definition einer Website Spalte erstellt werden. Zwecks besserer Möglichkeit zur Pflege, sind Sharepoint Listen aber die bessere Wahl.

Um eine neue Liste anzulegen, wechselt man über das Zahnrad-Symbol in die Ansicht Websiteinhalte.

Dort wählt man Neu und anschließend den Punkt Liste.

Im folgenden Dialog gibt man der neuen Liste einen Namen und bestätigt die Erstellung. Im gegebenen Beispiel, soll die Liste Kunde heißen.

Nach der Bestätigung wird direkt in die Ansicht der Liste gewechselt und es können Einträge über Neu erfasst werden. Passend zum gegebenen Beispiel sollen es Kunde A und Kunde B sein.

Bei Bedarf kann später zu dieser Liste zurückgekehrt werden. Somit lassen sich leicht neue Kunden hinzufügen und bestehende ändern oder löschen.

Für die Jahre Spalte lassen sich die Vorgaben analog in einer weiteren Liste erfassen.

Websitespalten anlegen

Nachdem zunächst die Inhalte der Spalten festgelegt wurden, müssen diese nun erstellt werden.

Die Websitespalten lassen sich bearbeiten, indem man über das Zahnrad-Symbol in die Ansicht Websiteinhalte wechselt. Dort angekommen klickt man auf Websiteeinstellungen.

Aus den Websiteeinstellungen wechselt man zu den Websitespalten.

In dieser Ansicht sind alle bereits bestehenden Metadaten-Spalten der Website aufgeführt. Eine neue Spalte erstellt man über den etwas unscheinbaren Link Erstellen.

Im folgenden Dialog gibt man der neuen Spalte einen Namen. Dieser soll passend zur zugehörigen Liste Kunde sein. Als Informationstyp wählt man Nachschlagen. Dies bedeutet, dass die Inhalte der Spalte aus einer Liste geladen werden sollen.

Weiter unten im Dialog ordnet man die Spalte der vorhandenen Gruppe Benutzerdefinierte Spalten zu. Es kann auch eine neue Gruppe erstellt werden, um mehr Übersicht zu erhalten. Die Liste der bestehenden Websitespalten ist sehr lang und man kann darin leicht den Überblick verlieren. Eine passende Gruppenzuordnung erleichtert das Wiederfinden.

Abschließend wird festgelegt, dass die Informationen aus der Liste Kunde kommen und dort der Inhalt der Spalte Titel verwendet werden soll.

Nach einem Klick auf Ok ist die neue Spalte erstellt. Für die Spalte Jahr wird analog verfahren.

Websitespalten in Dokumentenbibliothek einbinden

Die Metadaten-Spalten wurden auf Ebene der Site erstellt und sollen nun in der Dokumentenbibliothek verwendet werden. Dazu wechselt man erneut in die Ansicht Websiteinhalte. Dort klickt man bei Dokumente auf die drei Punkte und wählt Eigenschaften.

Auf der Eigenschaften Seite scrollt man zum Bereich Spalten. Dort sind alle aktuell genutzten Spalten der Bibliothek aufgeführt. Bei einer frischen Dokumentenbibliothek sind dies die vom System automatisch befüllten Metadaten.

Um die zuvor erstellten Website-Spalten hinzuzufügen, klickt man auf Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen.

Im folgenden Dialog wählte man zunächst die Gruppe der hinzuzufügenden Spalten. In diesem Bespiel ist es Benutzerdefinierte Spalten. Dann wählt man die Spalten Jahr und Kunde aus und klickt hinzufügen. Mit Ok wird der Dialog bestätigt.

Die zwei Spalten sind nun zur Dokumentenbibliothek hinzugefügt und in der Ansicht der Bibliothek sichtbar.

Unternehmensstichwörter aktivieren

Um neben den strukturierten Metadaten auch die eingangs beschriebenen Tags nutzen zu können, muss für die Dokumentenbibliothek die Unterstützung für Unternehmensstichwörter aktiviert werden.

Zunächst ruft man erneut die Einstellungen Ansicht der Dokunentenbibliothek auf (siehe oben). Dort wählt man den Punkt Einstellungen für die Unternehmensmetadaten und -stichwörter.

Dort setzt man den Haken und bestätigt mit Ok.

Die Unternehmensstichwörter sind nun aktiviert. Sie werden aber noch nicht in der Bibliothek angezeigt. Um dies zu ändern, wechselt man in die Bibliothek und klickt auf Spalte hinzufügen -> Spalten ein-/ausblenden.

Im Folgenden Dialog setzt man den Haken bei Unternehmensstichwörter und Übernimmt die Änderung.

Nun sind alle gewünschten Metadaten eingerichtet und können verwendet werden.

Metadaten nutzen

Nachdem die Dokumentenbibliothek mit strukturierten sowie unstrukurierten Metadaten-Spalten versehen wurde, kann mit der Nutzung begonnen werden. Im folgenden sollen zwei Anwendungsfälle betrachtet werden: Anlegen und Suchen von Dokumenten.

Dokumente mit Metadaten anlegen

Wurde ein neues Dokument hochgeladen oder erstellt, hat es zunächst keine der selbst definierten Metadaten.

Um die Metadaten zu bearbeiten, markiert man zunächst das Dokument, indem man links neben dem Dokumenten-Typ Icon ein Häkchen setzt. Dann klickt man rechts oben auf das Info Icon.

Es öffnet sich eine Übersicht der Dokumenteneigenschaften. Scrollt man in dieser etwas nach unten, werden auch die selbst definierten Metadaten-Spalten angezeigt.

Ein Klick auf den Text unterhalb von Jahr und Kunde, öffnet jeweils ein Dropdown-Menü mit den zuvor festgelegten möglichen Werten. Wählt man einen Wert aus, wird dieser direkt gespeichert.

Ein Klick auf den Text unterhalb von Unternehmensstichwörter öffnet ein Freitext-Feld. Man kann darin einfach die gewünschten Tags eingeben und jedes mit Enter bestätigen. Sollten schon zuvor Tags an anderen Dokumenten vergeben worden sein, wird man bei der Eingabe mit automatischer Vervollständigung unterstützt.

Dokumente suchen

Der direkte Weg, um über die Metadaten Dokumente zu suchen, ist die Verwendung der Filterfunktion. In der Kopfzeile der Dokumentenbibliothek können für jede Spalte Filer erstellt werden. Man klickt dafür auf das Pfeil nach unten Icon neben der Spaltenüberschrift und folgt dem Dialog.

Üblicherweise möchte man regelmäßig Zugriff auf den selben Satz gefilterter Dokumente haben. Im gegebenen Beispiel könnten es alle Dokumente bezüglich Kunde A sein.

Hat man die Ansicht passend gefiltert, kann man eine Sicht abspeichern. Dazu klickt man neben Alle Dokumente auf den Pfeil nach unten und wählt Ansicht speichern unter. Im folgenden Dialog gibt man der Sicht einen Namen und bestätigt.

Nun kann man zwischen Alle Dokumente und der neuen Sicht umschalten. Da die Sicht eine eigene Adresse hat, können auch Links im SharePoint angelegt werden, die direkt auf diese Sicht verweisen.

Wie geht es weiter?

Im Lauf der Benutzung der Dokumentenbibliothek wird sich ein Bestand an Metadaten aufbauen. In regelmäßigen Abständen kann geprüft werden, ob sich in den vergebenen Tags Muster für strukturierte Metadaten finden.

Ein Beispiel:
Es wird festgestellt, dass jedes Dokument entweder mit dem Tag eingehend oder ausgehend versehen wurde. Diese beiden Werte lassen sich in einen Aspekt abstrahieren: Richtung. Es ist also naheliegend, die Dokumentenbibliothek mit einer entsprechenden, neuen Metadaten-Spalte zu versehen. Diese lässt nur einen der beiden Werte zu.

Nach Erstellung der neuen Spalte, müssen die Tags eingehend und ausgehend entfernt werden und der jeweilige Wert als Richtung eingetragen werden. Bei der Bewältigung dieser Aufgabe kann Power Automate (vormals Flow) helfen.

Zusammenfassung

In diesem Artikel wurde die Überlegenheit der Strukturierung von Dokumenten mittels Metadaten gegenüber Ordnerstrukturen dargelegt. Darüber hinaus wurde ein mögliches Verfahren zur Überführung bestehender Strukturen und der anschließenden Nutzung und Pflege der neuen Struktur gezeigt.

Struktur vor der Umstellung
Struktur nach der Umstellung

Vielen Dank für Anregungen zum Inhalt geht an: @TKarafilov