Sharepoint Online - Dokumentenbibliotheken richtig strukturieren mit Metadaten
Bevor man angefangen hat, Dokumente digital abzulegen, wurden sie mittels Aktenordnern strukturiert verwaltet. Das Prinzip ist erprobt und funktioniert (weitgehend). Mit der Einführung digitaler Ablagen, hat man sich keine Umstände gemacht, neue Wege der Strukturierung zu suchen. Man hat einfach das bewährte Verfahren übernommen. Dateisysteme kennen das Konzept der Ordner und in ihnen werden Dateien abgelegt. Als Beispiel kann ein Unternehmen dienen, das für jeden seiner Kunden einen Aktenorder je Geschäftsjahr führt und darin alle entsprechenden Dokumente sammelt. Im Aktenschrank findet sich daher für jedes Jahr ein Regalbrett und darauf stehen Ordner mit den Aufschriften „Kunde A“, „Kunde B“, usw. ...